Nell’America appena uscita dalla guerra civile, i gestori di esercizi commerciali si trovavano a gestire i pagamenti dei clienti, ancora con forme rudimentali che non consentivano di avere un quadro reale delle entrate. Disagi ben noti all’americano James Ritty, gestore di un saloon a Dayton, nell’Ohio.
Convinto che i suoi dipendenti s’intascassero una parte dell’incasso, si dedicò alla ricerca di un sistema infallibile e l’ispirazione gli venne osservando lo strumento che conta i giri di carburante sui piroscafi. Insieme al fratello mise a punto un «marchingegno incorruttibile» (così lo chiamava lui), che brevettò nel 1879 con il nome di Ritty Model I: era il primo esempio di registratore di cassa della storia.
4 novembre 1879: brevettato il primo registratore di cassa
Da gestore di un saloon a Dayton, in Ohio (USA) James Ritty ideò il primo prototipo di registratore di cassa con lo scopo di evitare che i suoi dipendenti gli sottrassero parte degli incassi. Il 4 Novembre del 1879 depositò il brevetto e – per crearlo – si ispirò ai meccanismi che regolavano il flusso del carburante nei battelli a vapore. Con l’aiuto del fratello John, James Ritty perfezionò la sua invenzione fino a depositarne il brevetto su scala nazionale nel 1883.
Caratteristiche
Spesso il registratore di cassa ha il cassetto del contante collegato in maniera tale da consentirne l’apertura soltanto al termine della transazione o con una speciale chiave che solo il gerente possiede. Ciò riduce il rischio di piccoli furti da parte del personale, ad esempio effettuati non registrando una vendita e intascando il corrispettivo.
I primi registratori di cassa erano interamente meccanici e senza ricevute. Il cassiere inseriva i dati della transazione sul registratore e quando premeva il tasto corrispondente al totale, un campanello suonava e si apriva il cassetto, permettendo al gerente di sapere che era avvenuta una vendita. Tali macchine non erano altro che semplici addizionatrici.
Nella ristorazione (o comunque laddove è impostato) si usa anche il pre-conto che è un documento, non fiscale né obbligatorio, generato dall’applicativo gestionale di negozio (lo stesso della cassa) che serve al cliente per sapere cosa ha consumato o ricevuto e la relativa somma da pagare; tra le altre cose, è utile al personale per avere in tempo reale gli impegni da lavorare (fa da ordine di consegna cioè la cosiddetta “comanda”); quando si va alla cassa per pagare occorre solo comunicare il numero di tavolo perché il software espone il totale delle relative comande e lo trasforma automaticamente in scontrino o ricevuta o fattura (qualcuno lascia anche il riferimento del pre-conto sul documento fiscale).
Obbligatorietà
In alcuni paesi, tra cui l’Italia, il registratore di cassa può essere obbligatorio per alcune tipologie di esercizio commerciale, per ragioni legate alla tassazione. In tali casi l’acquirente è tenuto a conservare la ricevuta per legge e ad esibirla su richiesta dei pubblici ufficiali incaricati di eventuali controlli. Inoltre l’apparecchio è sigillato tramite piombatura per evitare manomissioni e deve essere sottoposto a revisione periodica da parte di un centro di servizi autorizzato dal Ministero delle Finanze. In tal caso si parla di registratore di cassa fiscale.
Alcuni registratori di cassa sono collegati a bilance, scanner per la lettura di codice a barre, terminali di pagamento POS per transazioni di pagamento elettronico. Ormai, anche i modelli di medio livello, sono dei veri e propri computer o terminali collegati ad un sistema in rete per la gestione integrata delle vendite. Infatti, in questi casi, su di un server è installato il sistema informatico che controlla le casse-client ed esegue le classiche operazioni contabili di riepilogo movimenti. Spesso è corredato da uno strumento che permette l’estrazione e navigazione (anche via web) dei dati delle vendite. Del sistema fanno parte anche i palmari che si utilizzano (ad esempio nella ristorazione) per stampare le comande, i pre-conti, ecc.
Questo tipo di macchine, dopo la scansione del codice a barre, di norma European Article Number (EAN) o Universal Product Code (UPC), per ciascun articolo, interrogano una banca dati centrale, calcolano gli eventuali sconti o promozioni per ciascun articolo, comprese eventuali promozioni legate al possesso di una carta fedeltà da parte del cliente, registrano la transazione in dettaglio articolo per articolo, memorizzano il tipo di pagamento e aggiungono data e ora alla transazione.
