Con la Legge di Bilancio 2018 (n. 205/2017) la Pubblica Amministrazione ha voluto mettere un altro tassello nel processo di smaterializzazione e lotta all’evasione, iniziato una decina d’anni fa con l’introduzione dell’obbligo della fattura elettronica per tutti coloro che avessero a che fare proprio con la P.A.. Oggi tale vincolo è esteso anche ai rapporti B2B (Business to Business, ovvero tra titolari di partita Iva) e B2C (Business to Consumer, tra impresa e cliente finale), rendendo del tutto superflua la fattura cartacea.
Cosa cambia per le aziende? Come devono provvedere alle novità normative? Soprattutto, cosa è la bolla elettronica? Ogni cambiamento, si sa, porta un po’ di scompiglio, almeno finché non ci si abitua nuovamente, e anche questo passaggio non è stato del tutto indenne da critiche e timori. Per questo motivo la legge, che doveva essere operativa dal 1 luglio dello scorso anno, è entrata pienamente in vigore solo il 1 gennaio 2019, per consentire anche ai più recidivi di organizzarsi.
Fattura elettronica
Anche se può sembrare solo un inutile aggravio della già pesante burocrazia, la fattura elettronica ha un suo “perché”:
- è un unico formato (XML) valido in tutti i casi quindi, una volta presa l’abitudine, non dobbiamo preoccuparci di sapere quali spese hanno bisogno di quale tipo di bolla;
- consente di risparmiare la carta, non è obbligatorio stampare nulla, a meno che non siate voi a volere comunque un supporto non elettronico;
- permette di spendere di meno, visto che in questa maniera sono annullati tutti i costi di gestione legati alla produzione e conservazione del documento cartaceo;
- ostacola l’evasione fiscale, considerando che alcuni dati della bolla elettronica vengono registrati al momento dell’emissione direttamente sul portale dell’Agenzia delle Entrate.
Come funziona il sistema della fatturazione elettronica? A fronte di una spesa che necessiti di fattura, sia essa, come abbiamo visto, richiesta da un privato, da una persona giuridica o dalla P.A., l’addetto dovrà entrare nel Sistema di Interscambio (o SdI) messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e compilare i campi richiesti. Questo portale fungerà da “filtro” e consentirà una prima analisi sulla correttezza della tipologia dei dati inseriti, estrapolando quelli necessari agli organi di controllo, e invierà al destinatario la fattura elettronica.
Alcuni dati non possono mai mancare: i dati dell’emittente e del richiedente (come nome, partita Iva, indirizzo legale, codice destinatario, che identifica la posizione del ricevente nel Sistema di Interscambio; quelli specifici della fattura (numero, importi, aliquota Iva, eventuali detrazioni applicate); la causale; i codici GIP (codice identificativo di gara) e CUP (codice unico progetto) per quelle fatture indirizzate alla P.A..
Procedura emissione e ricezione fattura elettronica
Sia l’emissione che la ricezione delle fatture elettroniche si svolgono all’interno del Sistema di Interscambio, che si comporta un po’ come se fosse una specie di postino. Vediamo, come ultimo punto, qual è la procedura corretta per inviare e ricevere la bolla elettronica:
- l’emittente dovrà inserire le sue credenziali sul sito del SdI, entrare nella sezione legata alla fattura elettronica e compilare i campi richiesti, con particolare attenzione alla casella PEC indicata per la consegna della bolla;
- una volta inserite tutte le informazioni richieste è necessario salvare sul proprio computer il file in formato XML (l’unico accettato) e apporvi la firma digitale (esistono software appositi su internet) che è uno dei requisiti fondamentali, pena la nullità della fattura;
- il Sistema di Interscambio verificherà che sia tutto in regola, trasmetterà i dati utili all’Agenzia delle Entrate e consegnerà la bolla elettronica direttamente all’indirizzo PEC indicato (che può anche non essere riconducibile direttamente al ricevente) o al codice destinatario;
- se, per qualche motivo, sul SdI non viene registrato alcun indirizzo elettronico al quale inviare la fattura, o non viene comunicato al fornitore, sarà comunque possibile per l’intestatario recuperare l’originale direttamente sul sito dell’Agenzia delle Entrate, nella sezione “Fatture e Corrispettivi”.
