La digitalizzazione è un processo di trasformazione digitale essenziale per l’efficienza delle aziende. Gran parte dei processi e delle prassi aziendali hanno la possibilità di essere snellite e semplificate attraverso sofisticati software hr per la gestione dei dipendenti ed i loro compiti quotidiani. Adottare sistemi di questo tipo significa semplificare il lavoro e velocizzarlo per andare incontro ai tempi sempre più stringenti che caratterizzano la società odierna. I benefici sono riscontrabili non solo in termini di produttività, ma anche in tutto ciò che riguarda il benessere e la serenità del lavoratore.
Perché è importante
La digitalizzazione aziendale è importante soprattutto per una riduzione dei costi e per assicurarsi un’ottimizzazione sul piano della comunicazione e sulla gestione dei documenti. Come dicevamo, i vantaggi ricadono sia sulle aziende che sulle persone che le compongono. I software hr sono prettamente studiati per agevolare le funzioni del dipartimento delle Risorse Umane ma, dati i loro compiti, a coglierne i frutti sono anche tutti i dipendenti dell’impresa che vedono le loro questioni risolversi in maniera facilitata e imminente. Richieste ferie, archiviazione di documenti, timbrature, gestione buste paga, firma digitale. Sono alcuni dei servizi godono del supporto della tecnologia per essere espletati. Un gestionale risorse umane, ottenibile affidandosi ad una azienda partner per l’acquisto del pacchetto, è la soluzione adottata ormai dalle maggior parte delle imprese, grandi o piccole che siano.
Come affrontare il cambiamento
Il primo passo è individuare il livello tecnologico aziendale e comprendere quali siano le mancanze e le necessità più rilevanti. Avere una situazione chiara davanti agli occhi aiuterà ad acquistare il prodotto più aderente alle proprie esigenze. Lo studio riguarda anche la disponibilità di budget da poter investire nell’implementazione di tali servizi. Talvolta la digitalizzazione aziendale non è circoscritta al solo acquisto di software ma anche a strumenti, come il timbratore, da dover istallare presso la propria impresa. Stabilite le falle o le migliorie da dover apportare, sarà la volta di selezionare la società erogatrice del servizio che meglio risponde a tali richieste.
Il secondo step consiste nel formare i dipendenti sul corretto utilizzo dei portali hr. È importante assicurarsi che tutti i lavoratori sappiano adoperare in maniera corretta i software hr e che li impieghino nella loro quotidianità, abbandonando le vecchie prassi e modalità di lavoro. Un aspetto fondamentale per non creare confusione nel reparto Risorse Umane, deputato al raccoglimento dei dati per il disbrigo di numerose pratiche.
Soluzioni su misura
La convenienza nell’affidarsi a soluzioni digitali per poter occuparsi del proprio capitale umano è di avere la possibilità di procedere per gradi. Se il cambiamento dovesse rivelarsi troppo grande e di difficile comprensione per il dipartimento Risorse Umane e tutti i dipendenti, si può scegliere di affrontarlo gradualmente. Altrimenti, se non vengono riscontrati alcun tipo di problemi, si passa direttamente alla composizione del proprio software scegliendo specifici strumenti, come se fosse un vestito su misura. Nulla toglie il fatto che nel tempo possano integrarsi nuove funzioni o possano rimuoversi quelle ritenute di troppo.
I tool più utilizzati
Il primo indiscusso è la gestione delle buste paga, elemento comune di ogni azienda e impresa. Il completamento dei cedolini mensili da consegnare ai dipendenti è facile ed immediato. I dati vengono inseriti automaticamente ogni qualvolta che si timbra l’entrata e l’uscita dal turno, quando si effettuano straordinari, si utilizzano permessi, si godono le ferie e tant’altro ancora. Due vantaggi in particolare: il rischio di errore è pari allo zero ed i dipendenti potranno facilmente consultare l’arrivo della busta paga accedendo al portale. Conseguenziale è la necessità di un software che rilevi tutti i dati sopracitati.
Altro strumento molto richiesto è il software ATS per i processi di recruiting sia per la creazione di annunci di lavoro che per lo screening di curriculum e la creazione di processi di onboarding. Essere dinamici, sotto questo punto di vista, e generare un iter di candidature agevoli e chiare aiuterà ad attrarre i talenti migliori per la propria azienda. Un investimento al quale non si può rinunciare.
