La fattura proforma rappresenta una delle documentazioni più diffuse in ambito commerciale e amministrativo, soprattutto per particolari settori produttivi.
Di seguito vediamo in cosa consiste esattamente la fattura proforma e, una volta comprese le caratteristiche che la distinguono da una fattura tradizionale, come automatizzare la creazione in virtù della necessità di gestire elettronicamente la fatturazione, come previsto a livello normativo e dalle migliori pratiche di razionalizzazione d’impresa.
Cosa sono le fatture proforma?
Una fattura proforma viene spesso utilizzata nell’ottica di fornire ai clienti ulteriori informazioni riguardo all’acquisto che hanno appena effettuato, oppure una serie di servizi dei quali si apprestano ad usufruire.
Si tratta di un documento molto importante sia per gli acquirenti sia per i venditori, poiché getta le basi della finalizzazione della fattura e lascia spazio alla negoziazione. Essa indica più nel dettaglio rispetto al preventivo quali saranno i prodotti o i servizi oggetto della transazione finale.
Di conseguenza viene utilizzata di frequente per notificare ai clienti una panoramica completa del loro acquisto ed è un passaggio che viene fatto prima di stilare una fattura vera e propria.
Cosa distingue una fattura proforma da una finale
A una prima analisi, una fattura proforma potrebbe apparire del tutto simile all’aspetto di una fattura finale. Tuttavia, guardando nel dettaglio si noteranno almeno due differenziazioni, la più importante delle quali è un’espressa dichiarazione del fatto che si tratta di una fattura proforma.
Un’altra grande differenza si ritrova nel fatto che in nessuna parte del documento figura un numero d’ordine. Ciò significa nel concreto che i clienti non sono di fatto obbligati a pagare la cifra indicata nel documento quando si tratta di una fattura proforma.
Il motivo è che lo scopo è un altro, ossia dettagliare con precisione una proposta di vendita, offrendo al cliente la possibilità di richiedere chiarimenti o variazioni e in un secondo momento di convertire la fattura proforma in una finale. A quel punto, tutto quel che sarà necessario cambiare sarà l’intestazione e aggiungere lo specifico numero di fattura, fondamentale ai fini contabili e fiscali.
Al termine dell’anno la fattura proforma non ha alcun valore fiscale e non deve perciò essere inclusa all’interno di un registro contabile. Tuttavia, rappresenta uno strumento importante per velocizzare le operazioni di contabilizzazione alla fine del periodo (mese o anno) per convertire in modo veloce a una fattura finale.
Infine, una fattura proforma non va però confusa con un preventivo: la prima è di fatto completamente assimilabile a una fattura vera e propria e include anche i termini di pagamento, le condizioni, i prezzi definitivi e non solo quelli abbozzati in fase di preventivo.
Come si crea e quali dati inserire nella fattura proforma
Dato che la struttura di una fattura proforma è del tutto simile a quella di una fattura finale, nel creare questo documento si riscontreranno molte similitudini. Prima di procedere con la creazione è buona pratica chiarire quali sono i costi dei prodotti o dei servizi in oggetto, nonché eventuali costi di esportazione che dovranno essere inclusi.
Una volta chiaro il prezzo che si vuole indicare in ogni sua voce all’interno della fattura proforma, si può procedere con il definire l’intestazione. È in questa sezione che deve essere sempre inserita la dicitura fattura proforma, per indicare al cliente che non è tenuto a pagare e non si tratta di un documento fiscale.
Sempre in questa sezione vanno inclusi il logo, il nome dell’azienda e le informazioni utili di contatto: devono essere utilizzati i nomi interi e indirizzi precisi.
Inoltre, è importante indicare la data di creazione della fattura e specificare al contempo i termini di validità indicati nel documento, quindi fino a quando le condizioni possono considerarsi valide.
Nella fattura proforma è necessario indicare, qualora si tratti di esportazione, se le merci vengono date come campione o come regalo e deve essere inserita la modalità di trasporto.
Le voci delle spese devono essere ripartite dedicando una riga ad ogni bene o servizio, con descrizioni dettagliate in maniera tale che si possano identificare univocamente gli elementi, il numero di unità, il prezzo per unità e il costo totale, le spese di spedizione e di gestione, indicando anche la valuta utilizzata e i termini di pagamento.
A piè di pagina infine possono essere indicate informazioni relative alla garanzia o eventuali politiche in termini di reso. Accade di frequente che le fatture proforma vengano rifiutate perché mancano dei dati necessari: ecco perché è fondamentale essere precisi nella sua stesura.
I vantaggi di un software apposito per le fatture proforma
Avere un sistema che consente di gestire il CRM, i progetti e al contempo anche la fatturazione in maniera semplice implica anche che si riduce drasticamente il rischio di commettere errori a causa di una doppia iscrizione o di un errato conteggio.
Ciò risulta particolarmente importante per le agenzie, che gestiscono diversi clienti e magari utilizzano un software per consuntivare le ore, ma dopo devono dialogare anche con l’amministrazione per fatturare ogni singolo cliente.
Poiché creare una fattura proforma comporta la compilazione attenta di molti campi, automatizzare il tutto riduce notevolmente il rischio di errore e permette di risparmiare tempo prezioso. Se tutto viene gestito da un unico sistema software centrale, sia il team commerciale, sia la produzione e l’amministrazione possono accedere facilmente al consuntivo orario dei dipendenti per generare fatture accurate e puntuali e verificare eventuali imprecisioni.
Un CRM in grado di integrare la gestione aziendale con la fatturazione aiuta a ridurre i costi operativi, sostituendo processi e strumenti separati con un software unico. Il tutto si traduce anche in una migliore gestione della relazione con il cliente, che senza dubbio trarrà giovamento da una metodologia più precisa, veloce e accurata.
Un CRM che include funzionalità di fatturazione non solo aiuta l’azienda a essere pagata più velocemente, ma aiuterà anche i dipendenti di svariate aree ad avere una visione generale sui clienti e costruire relazioni più significative e migliorare la produttività.
Conclusioni sulla fattura proforma
Grazie alle opportunità offerte dai più moderni e avanzati sistemi di CRM, creare, inviare e gestire delle fatture proforma costituisce un’operazione immediata e che può risultare fondamentale sia nel migliorare i processi aziendali, ma anche e soprattutto nel preservare il rapporto con il cliente da eventuali dissapori dovuti a errori di iscrizione o conteggio.
Le fatture proforma, che nascono già in origine come documenti mirati a chiarificare il conteggio di una compensazione economica, possono divenire ancor più strumentali in tal senso grazie alla loro automatizzazione.
